Состав Досье серии, во многом, зависит от вида производимой продукции, от корпоративной культуры и от отношения Уполномоченного Лица (УЛ) к объему необходимых данных.
Как минимум, Досье на серию должно включать записи, подтверждающие соблюдение технологии, заявленных спецификаций и методов контроля, соответствие готового продукта всем показателям ФСП (часть 1, п.4.17/п. 119-124):
- наименование;
- результаты входного контроля серий сырья и материалов с идентификацией дат и участников контроля;
- основные технологические этапы с идентификацией помещений и оборудования, дат и участников, и выходами процесса;
- результаты внутрипроизводственного контроля с идентификацией дат и участников контроля;
- результаты выпускающего контроля;
- общий баланс;
- подробное описание всех отклонений от промышленного регламента и технологических инструкций, подписанное ответственными лицами (как свидетельства надлежащего управления несоответствиями и изменениями, оценки рисков для качества);
- паспорт ОКК,
- и разрешение на реализацию от УЛ.
Прежде чем принимать решение о возможности реализации серии, УЛ должно убедиться, что были выполнены требования соответствующих инструкций и что принципы GMP применялись на протяжении всего процесса производства, упаковки и контроле качества. Именно Досье на серию помогает УЛ принять объективное решение о качестве продукта и его соответствии материалам регистрационного досье.
Для обеспечения надлежащего документального обращения, процедура формирования и комплектации Досье должна быть описана в одном или нескольких регламентирующих документах (часть 1, п.4.1/ п.97), включая правила ведения записей, комплектность, классификацию, сроки и место сдачи документации, должностных лиц, ответственных за сдачу проверенных «на местах» отчетов и приемку документации, чтобы исключить фальсификацию, преднамеренную или непреднамеренную утерю, как отдельных документов, так и всей совокупности данных по производству серии препарата в целом. Утеря, хищение или выявление фальсификации данных в Досье серии всегда ведет к невозможности достоверно оценить качество препарата, а, значит, может повлечь отзыв серии.
Совокупность записей, отражающих ход производства, контроль качества и любые отступления или изменения, должны храниться не менее 1 года после истечения срока годности серии препарата, но и не менее 5-ти лет с момента принятия решения УЛ о выпуске серии. Для отдельных Досье серий, например серий, поддерживающих доказательную базу регистрационного досье (Стабильность, Валидация, Доклинические исследования, Клинические испытания или Биоэквивалентность, изменения состава, технологии и др.), может потребоваться их хранение на протяжении всего жизненного цикла лекарственного препарата (часть 1, п.4.12/п.110). Да и количество серий у фармацевтической компании может быть различным. Может так сложиться, что в архиве одновременно может храниться и 3000, или даже 15 000 Досье.
Получается, что задумываться об условиях хранения и доступа к Досье серий необходимо еще на этапе строительства завода, или, как минимум, на этапе оснащения самого архивного помещения. Крайне важно продумать оптимальные планировочные решения, систему размещения на хранение и необходимые средства контроля, еще до появления первого Досье серии на производстве. Система сохранности досье должна быть надежной, обеспечивать ограниченный доступ (хочу, но не могу), регистрацию факта архивирования и периодического обращения к Досье.
Площадь архива должна быть достаточной для совершения всех необходимых операций – проверка, хранение и работа с Досье, при необходимости, выдачи (желательно в пределах архива), уничтожения. Архивное помещение должно быть оснащено с учетом требований пожарной безопасности, санитарных норм и требованиями к контролируемому доступу. Оснащение архивного помещения системой гидрантного пожаротушения не приветствуется в связи с тем, что ее срабатывание может привести к порче всех записей. Для этой категории записей необходимо обеспечить сохранность по принципу: «рукописи не только не горят, но и не тонут».
А если еще и учитывать, что Досье серии - это реальное отражение технологии с необходимым для воспроизведения уровнем детализации, необходимо обеспечить хранение досье в условиях конфиденциальности, чтобы не получилось как у Карабаса Барабаса с золотым ключиком. Соответственно, наличие окон и лишних дверей в помещении архива не приветствуется. Нужно исключить возможность самостоятельного нахождения в архиве посторонних лиц, включая штатных работников (например, уборщиц). Это позволит уменьшить вероятность хищений или несанкционированного копирования в конкурентных целях. Соответственно, приветствуется оснащение архива дверью с надежным запирающимся механизмом, системой биометрического доступа и системой видеонаблюдения. Не помешает тревожная сигнализация с выводом сигналов на пост охраны и в кабинет УЛ.
А главное, не забывать новое требование GMP (часть 1, п.4.10/п.108) в отношении того, что при необходимости, меры контроля, обеспечивающие целостность важных записей на протяжении всего периода их хранения должны быть валидированы. А это означает, что ООК должен документально подтвердить приемлемость условий архивного хранения Досье на серию путем проведения ряда испытаний, как минимум:
- время поиска;
- полнота и правильность комплектации;
- ограничения в доступе;
- предотвращение проникновения/взлома;
- срабатывание системы сигнализации;
- срабатывание системы пожаротушения и др.
Если Досье серии архивируются в электронном виде необходимо придерживаться принципов ИСО 27001, Системы информационной безопасности. И соответственно, подтвердить надежность этой системы с помощью валидации по Приложению 11 GMP.
Отдельно необходимо решить вопрос с уничтожением просроченных Досье. Их нельзя сдавать в макулатуру, нельзя отправлять на полигоны бытовых отходов, нельзя использовать в качестве «черновиков». Все бумажные досье необходимо сжигать или уничтожать (именно, уничтожать) любым приемлемым способом.
