ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП

• Проведите анализ: врачи и ученые каких специальностей могут быть потенциальными участниками события? Целесообразно было бы охватить тематику не менее 2–3 направлений. Проведите опрос и уточните у специалистов, кого из спикеров им было бы интересно услышать, какие темы актуальны, чтобы заранее разработать тематику и договориться с авторитетными и интересными для вашей целевой аудитории экспертами.
• Пригласите спикеров – 1–2-х авторитетных докторов (желательно, имеющих ученые степени или звания).
• Определитесь с днем проведения. Не рекомендую планировать событие на пятницу или понедельник. Проверено на опыте – в эти дни врачи посещают мероприятия неохотно. Самая высокая явка – во вторник и четверг.
• Дата мероприятия: нужно заранее навести справки о мероприятиях, проводимых в отрасли, – важно не назначить одновременно несколько событий. Правда, есть нюанс: если целевая аудитории у нас разная, то можно смело использовать эти дни. Например, если конкуренты делают конференцию для травматологов, а мы – для невропатологов, то целевая аудитория не совпадает.
• Тайм-менеджмент. Выберите удобное время. Мой опыт показывает, что оптимальное время для начала регистрации – это 17-00–17-20, а для первого доклада – 17:20-18:30. Как правило, большинство врачей опаздывает на 10-20 минут – будьте готовы к этому. В будний день лучше не планировать более 2-х докладов.
• Место проведения должно иметь хорошую репутацию.

Полезная практика – небольшой опрос участников. Лучше выбирать место, где есть удобная парковка, остановки общественного транспорта, возможность вызвать такси – чтобы у участников не возникало проблемы с логистикой.

• Приглашение на конференцию: я советую приглашать врачей за 7 дней до начала мероприятия. Немаловажный фактор – грамотно оформить пригласительный. Он должен быть в меру ярок и, в то же время, строг и презентабелен – пригласительный в виде открытки из плотной качественной бумаги с программой-вкладышем. Хорошим маркетинговым ходом будет оригинальный, только вашей компании присущий формат - это обеспечит узнаваемость.  Ни в коем случае нельзя отправлять измятый или неаккуратный пригласительный – это может быть воспринято как неуважение.

Пригласить нужно и на словах, медицинский представитель, как профессионал, должен заинтересовать врача.

• Анонсированный розыгрыш книг лектора – хороший способ увеличить количество участников. Монографии, книги и т.д., которые будут дарить за наиболее интересные вопросы, будут стимулом для внимательного прослушивания лекции,
• Мастер-класс от лектора в конце мероприятия обычно существенно увеличивает явку. Этот факт стоит упомянуть при приглашении врачей на мероприятие и указать в программе.

• Напомните о мероприятии за 1-2 дня рассылкой на email, телефон, Whats App или другие каналы.

ЭТАП НЕПОСРЕДСТВЕННОЙ ПОДГОТОВКИ

• Подготовьте заранее зал. Можно украсить его гелевыми шарами с названием компании и торговым наименованием продукта. Справа и слева от экрана уместны будут рекламные стенды-растяжки, во время мероприятия участники обратят на них внимание и лучше запомнят продукт. Украсьте стол президиума небольшим букетом живых, не слишком ароматных цветов.

Обязательно проветрите зал перед началом мероприятия!

• Подготовьте технику. Убедитесь, что есть все необходимое - проектор, ноутбук (желательно иметь запасные). Понадобится 2-3 микрофона для интерактивной работы – это даст возможность участникам задавать вопросы. Следует проверить работу техники, качество вывода изображения на экран, качество звук, работу микрофонов. Чтобы спикерам было удобно, позаботьтесь о наличии презентера с лазерной указкой для смены слайдов презентации.
• Участникам на каждый стул положите пакет с раздаточным материалом, бутылочку воды и стаканчик, а также блокнот для записей, ручку или карандаш.
• Президиум. Стол президиума лучше всего расположить так, чтобы сидящим за ним был хорошо виден экран и врачи-участники. Мой опыт показывает: оптимально справа от экрана и на одинаковом расстоянии, как от него, так и от стула первого участника. На столе президиума также нужны вода, стакан и раздаточный материал, ручка, блокнот.
• Забота о докладчиках: необходимо подготовить место для чтения докладов - небольшую трибуну, где поставить воду и стакан.
• Увеличить охват можно пригласив врачей из районов и городов-спутников – желающих всегда много, так как на местах нет возможности участвовать в таких мероприятиях. Из личного опыта – лучше организовывать трансфер (микроавтобус, который доставит слушателей из отдаленных уголков). Моя компания имеет опыт организации этого на севере Казахстана. Желающих участвовать всегда было много.

ОСНОВНОЙ ЭТАП

• Встреча участников – поставьте ответственного у входа в здание. Он будет приветствовать врачей, направлять их и отвечать на их вопросы.
• Регистрация участников. Перед входом в зал установите стол, где будет сидеть один или несколько ответственных, врачам будет выдаваться заранее приготовленная регистрационная анкета с графами: Ф.И.О., город, место работы, должность, контакты, подпись. Это один из важнейших моментов – анкеты сводятся в единый список, который становится основой базы данных специалистов в данной области.

• Указатели, помогающие дойти до конференц-зала, помогут участникам сориентироваться.
• Свет в зале – слегка приглушите только у самого экрана, чтобы было лучше видно. Нельзя выключать свет во всем зале, иначе участники могут заснуть – они же после напряженного трудового дня!

• Сертификат участника. Договоритесь заранее со спикером, о том, что по окончании мероприятия будут выданы сертификаты, где указываются академические часы, тема и организаторы. Сертификат, подписанный спикером лично, имеет для врача большую ценность, так как учитывается при повышении его квалификации.
• Официальная регистрация мероприятия в Министерстве здравоохранения (в областном управлении здравоохранения) позволяет получить их информационное письмо. Оно будет основанием того, что ЛПУ может проявить инициативу и отправить врача специальности, соответствующей тематике мероприятия, для участия.

ИТОГОВЫЙ ЭТАП

Итог мероприятия: самое важное, после окончания мероприятия, обсудить информацию с врачами, чтобы окончательно закрепить полученные знания и результаты.

КОНФЕРЕНЦИИ ПРИ ПАНДЕМИИ – ОСОБЕННОСТИ И ПРЕИМУЩЕСТВА

Пандемия диктует свои условия.

Я составил план «антикризисного» менеджмента подобных мероприятий, так как уже год работаем в условиях «форс-мажор».

Поделюсь рекомендациями:

• Проводите мероприятия смешанного формата офлайн+онлайн с числом участников до 30 человек. Онлайн сможет присоединиться большое число участников. Это позволит медицинскому представителю присутствовать лично в зале и дополнительно, например, на платформе ВЕБИНАР.РУ, провести мероприятие онлайн.
• Выберите лучших специалистов-спикеров по тематике мероприятия, если проводите только онлайн-формат - он дает возможность пригласить специалистов из любой страны мира.
• Сделайте рассылку с приглашением на мероприятие. Это обеспечит охват большой целевой аудитории, так как может привлечь врачей не только из разных городов, но и из разных стран.  
• Используйте социальные сети для привлечения аудитории, создав страницу мероприятия. Это могут быть не только Instagram и Facebook, но и специализированные медицинские сети.
• Создайте landing page для регистрации. Это позволит расширить базу контактов и увеличить аудиторию. Хорошо связать эту страницу с социальными сетями.
• Синхронный перевод обеспечит еще более широкий круг слушателей.
• Сделайте онлайн-комнату на вебинар-платформе. Она даст врачам-участникам возможность задать вопросы спикеру лично. Конечно же, время на 1 участника следует регламентировать.
• Предложите отправить вопросы на email, SMS, Whats App и др. Спикер обязательно ответит! Ответы можно выложить в общий чат.

Как организатор я провёл более 40 конференций. Какие я могу сделать выводы? Если вы постараетесь следовать этим рекомендациям, будете четко придерживаться планов, то это позволит вам провести мероприятие на самом высоком уровне.